Femke Eilerts &
Myrthe van Ginkel

Group & Events Coordinators

Wat is jullie rol bij The Dylan Amsterdam?

Femke: wij organiseren diners, bruiloften, vergaderingen en allerlei andere soorten bijeenkomsten. Het maakt niet uit om wat voor evenement het gaat, wij zorgen dat deze zo uniek mogelijk worden.

Myrthe: het grootste deel van ons werk vindt plaats voor de dag dat het evenement plaatsvindt. Zodra het evenement is begonnen, geven wij de leiding over aan het operationele team. Zo doen alle afdelingen waar zij goed in zijn.

Zouden jullie ons kunnen vertellen waarom jullie goed zijn in jullie werk?

Myrthe: nou, al sinds ik gestudeerd heb aan de hotelschool, heb ik het leuk gevonden om projecten te organiseren. Het is geweldig om gedenkwaardige momenten te creëren, met behoud van een altijd sterk oog voor details.

Femke: hiermee kan ik alleen maar instemmen. Ik heb een paar keer tijdens een minor in het buitenland gestudeerd en dat vraagt ook om sterke organisatorische vaardigheden. Wij ontmoeten zoveel verschillende mensen, en dat maakt elke dag anders. Natuurlijk brengen wij ook veel tijd door aan het beantwoorden van e-mails en telefoontjes, maar wij zien onze gasten, bijvoorbeeld bruidsparen, meerdere keren voorafgaand aan het evenement. En met de gedachte dat je maar één keer in je leven gaat trouwen… Tenminste, als alles goed gaat.

Myrthe: haha, inderdaad. We proberen eigenlijk elke evenementenplanner op de dag zelf te ontmoeten, om er zeker van te zijn dat we allemaal op één lijn zitten. Elke donderdag hebben wij ook een zogenoemde ‘’sheet-meeting’’ met het operationele team om te kijken waar wij de extra stap kunnen zetten voor onze gasten.

En hoe doen jullie dat, die extra stap zetten?

Myrthe: we stellen altijd zoveel mogelijk vragen zodra de aanvraag binnenkomt. En we voegen ook waarde toe met details, zoals een rondvaart door de grachten, valet parking, hoelaat worden er speeches gegeven etc. Het gaat allemaal om het meedenken met de gasten. Wat is de reden waarom ze het hotel bezoeken? Welke kleuren vinden ze het mooist? Hoeveel bloemen wensen ze?

Femke: onze gasten hebben nogal wat opties om uit te kiezen. Daaraan voegen we onze persoonlijke service toe. We weten bijvoorbeeld voorafgaand aan het evenement al, wat voor dieetwensen de gasten hebben en deze combineren wij met de tafelschikking. Op die manier vermijden wij het stellen van vragen zoals ‘’wie is vegetarisch?’’.

Is er op dit moment een project of een hot topic waar jullie nu aan werken?

Myrthe: morgen neemt The Dylan Amsterdam deel aan de eerste Nederlandse ‘’Open Trouwlocatie Dag’’ van dit jaar en wij werken eraan om deze dag interactiever te maken. Er zullen veel koppels het hotel bezoeken en wij willen ook graag onze geweldige partners, met wie wij graag samenwerken, aan hen voorstellen.

Femke: deze samenwerkingen laten zien dat wij meer zijn dan maar een locatie. Wij kunnen echt waarde toevoegen aan een bruiloft.

Dus jullie organiseren een flink aantal bruiloften per jaar?

Myrthe: ja, voornamelijk in de zomer, want dan kunnen wij onze prachtige binnentuin gebruiken. Wij organiseren alles van de ceremonie tot aan het diner en de cocktail.

Femke: sommige koppels kopen ook het hele hotel uit, inclusief alle kamers. Dit zijn onze grootste projecten, vanwege alle details en het samenwerken met externe partners.

En hoe houden jullie het overzicht op deze grote evenementen?

Myrthe: wij zijn allebei typische lijstjesmakers. We zijn voortdurend bezig met het toevoegen, veranderen en het controleren van onze taken. In onze gedeelde e-mail postvak gebruiken wij kleuren om ons werk te labelen en te ordenen. We gebruiken ook  standaard vragenlijsten om ervoor te zorgen dat wij geen enkele informatie missen.

Femke: we zijn behoorlijk op elkaar afgestemd. Dat is het voordeel van zo’n klein hotel. Daarnaast begonnen we ook vrijwel tegelijk met werken hier, daardoor kennen Myrthe en ik elkaar vrij goed nu.

Wat maakt The Dylan Amsterdam anders dan andere hotels?

Femke: het is een klein boetiekhotel. Dat geeft ons dat extra beetje flexibiliteit en ruimte voor initiatief. Als ik door het hotel loop en een gast in de gang ontmoet, kan ik ook hun jassen aannemen en hen begeleiden naar het restaurant of helpen met het vinden van de weg in de stad.

Myrthe: en we hebben een rijke geschiedenis. Dat wordt eigenlijk het allermeest gewaardeerd door onze gasten. Sommige zijn zelfs verrast om alle magie te ontdekken die zich achter onze historische toegangspoort verbergt.

Welke plek is het meest magisch voor jou?

Femke: Restaurant Vinkeles. En de meest speciale vergaderruimte is de ‘’Regents Room’’, met uitzicht op de gracht.

Myrthe: ik hou ook van de Loft kamers. Vooral van kamer 23 met uitzicht op Amsterdam en de vlaggenmast die ook bij het interieur past.

Om het interview iets persoonlijker te eindigen, is er iets dat je niet kunt weerstaan? Iets waar we je ’s nachts voor wakker kunnen maken?

Femke: sushi, of een enorme kaasplank!

Myrthe: ik ben meer van de zoetigheid. In het bijzonder de macarons van TOUT. We serveren deze morgen tijdens de Open Trouwlocatie Dag. Zo jammer dat ik er niet bij kan zijn….

Wij kijken er naar uit om u weer te mogen verwelkomen. Meld u nu aan om op de hoogte blijven van onze exclusieve deals.